Seznam : 1)  Vyhotovení Konfirmace sjednaného obchodu  

• Vyhotovení Konfirmace vypořádaného obchodu

• Evidence obchodů

• Zálohování dat

• Vyhotovení výpisů Klientům

• Vyhotovení podkladů pro ČNB

6)   Všeobecná ustanovení 7)   Obchody uzavírané se zaměstnanci a se spřízněnými osobami 8)   Závěrečná ustanovení

1. Vyhotovení Konfirmace sjednaného obchodu

Poté, co pracovník Front office podepsal tiket, předá tiket do schránky č. 1 „Nový obchod“, která je určená k předání do Back office k jejímu dalšímu zpracování. Tuto schránku kontroluje pracovník back office nebo na vyzvání pracovníka PP. Pracovník Back office  převezme daný tiket, a to v pořadí dle evidenčních čísel tiketů, které zkontroluje v pravém horním rohu tak, aby číselná řada korektně pokračovala. Pokud tomu tak je, vytiskne Konfirmaci sjednaného obchodu na základě zapsaného obchodu do aplikace FX Manager pracovníkem Front office a překontroluje všechny údaje s vypsaným tiketem včetně počtu platebních příkazů s vyčíslenými poplatky. V případě, že se jedná o ZPS nebo TPS (platba třetí straně), vyhotoví také požadovaný počet příkazů k úhradě včetně zadání poplatku, jehož výši určí dealer. Po podepsání Konfirmace sjednaného obchodu pracovníkem Back office připojí razítko Společnosti a odfaxuje či zašle e-mailem všechny doklady týkající se konkrétního obchodního případu Klientovi na předepsané faxové číslo nebo e-mailovou adresu, uvedené v pravém horním rohu Konfirmace. Nato vloží  všechny doklady do schránky č. 2 „Čeká na potvrzení konfirmace“, kde čekají  na zpětné potvrzení ze strany Klienta. Pozn.: pokud dojde po dohodě s Klientem ke změně na Konfirmaci sjednaného obchodu (napři k rozdělení původní částky na několik příkazů či ke změně výběru banky) , tuto změnu ohlásí pracovníkovi Front office, který tuto změnu  zadá do aplikace FX Manager. Pracovnice Back office znovu vytiskne opravené doklady k potvrzení. Na dokladech původních je třeba zaznamenat storno, a to přeškrtnout jednou čarou, dopsat text „storno“, datum, místo vystavení a doplnit podpis pracovníka, který storno na žádost klienta provedl. Potvrdí- li Klient  Konfirmaci sjednaného obchodu, provede pracovník Back office kontrolu dle podpisového vzoru , přiloží konfirmaci k tiketu, změní statut obchodu v aplikaci FX Manager na „potvrzený“ a poté  vloží do schránky č. 3 „Potvrzená konfirmace“. Nejpozději do 16.30 hodin každý pracovní den musí být potvrzeny všechny sestavené Konfirmace sjednaného obchodu, které byly ten den odeslány. Pokud k tomu ze strany Klienta nedošlo, je nutno ověřit situaci telefonicky a dohodnout se s Klientem na dalším postupu. Další obchody po této hodině může pracovník Front office uzavřít po individuální dohodě s Klientem ohledně zaslání Konfirmace.

Na základě kontroly Back office o obdržení platby od klienta ji vloží do schránky č. 4 „Čeká na odeslání příkazu“. Dle splatnosti a instrukcí zadá platbu dle platebního příkazu u příslušné banky, příkaz k úhradě vytiskne, popř. doklad o uskutečnění platby,  důsledně zkontroluje a přiloží k dokumentaci obchodu.  Vloží do schránky č. 5 „Čeká na zúčtování“.

1. Vyhotovení Konfirmace vypořádaného obchodu

Pracovník oddělení back office po zúčtování platby bankou, vyhotoví Konfirmaci vypořádaného obchodu, která slouží jako doklad o zaplacení a konfirmaci zašle klientovi faxem či e-mailem. Poté změní status obchodního případu v aplikaci FX Manager na vypořádaný. Po ověření správnosti dokumentů patřících k obchodu, pracovník Back office všechny doklady sepne, zařadí do schránky č.6 „Hotový obchod“. Tyto obchody jsou dále připraveny ke kontrole Middle office.

1. Evidence obchodů

Ke každému dni  je pracovnice Back office povinna vytvořit evidenci obchodů v elektronické podobě. Každý nový obchod eviduje v excelové tabulce s názvem „Denní přehled obchodů“, kam podrobně zapisuje evidenční číslo obchodu, název klienta, měnu částku a v jaké bance proběhne transakce. Je povinna zapisovat všechny protiobchody, které kontroluje dle knihy Front office „Denní evidence bezhotovostních obchodů“ . Pracovnice Back office pomocí přehledné tabulky hlídá zůstatky na účtech, vyrovnává pružně platby klientům a využívá expresních plateb k dorovnání částek v rámci různých bank. Kontroluje, aby nedošlo k debetnímu zůstatku na účtech. Po ukončení obchodování, tj. v 17:00h, pracovnice Back office vytiskne z aplikace FX Manager tabulku přehledu bezhotovostních obchodů k aktuálnímu dni a předá pracovníkovi Front office.

1. Zálohování dat

Pravidelně v pátek po 17:00h probíhá automatické zálohování dat aplikace FX Manager na serveru. Pro Back office platí:  NEVYPÍNAT PC přes víkend !

1. Vyhotovení výpisů Klientům

Jednou za kalendářní rok k 31.12. vyhotoví pracovník Back office klientský výpis uskutečněných obchodů pro každého Klienta za uplynulé období a zašle jej poštou. Na vyžádání klienta je možné výpis provést i za kratší uplynulé období.

1. Vyhotovení podkladů pro ČNB

Jednou za kalendářní čtvrtletí k určenému datu vyhotoví pracovník Back office přehled uskutečněných bezhotovostních obchodů pro ČNB, které předá pracovníku Middle office ke kontrole a odeslání do ČNB.

1. Všeobecná ustanovení

Všichni pracovníci Back office jsou povinni provádět vypořádání obchodů v souladu s těmito interními předpisy, Zákony a Vyhláškami ČNB. (Devizový zákon č.219/1995 Sb., Vyhláška č. 280/2008 Sb., Zákon č. 253/2008 Sb. Zákon č. 254/2008 Sb.)

1. Obchody uzavírané se zaměstnanci a se spřízněnými osobami

V případě, že chce provést obchod zaměstnanec spol. Finance international, a.s. nebo jemu spřízněná osoba, musí pracovník Front office před uzavřením vlastního obchodu na tuto skutečnost upozornit pracovníka PP (ředitele dealingu)  a ten rozhodne o dalším postupu. Obchodovat ve firmě na vlastní účet i na účty blízkých je přísně zakázáno !

1. Závěrečná ustanovení

Dodržování tohoto interního předpisu je závazné pro každého pracovníka oddělení Back office a jeho svévolné nedodržování je považováno za hrubé poručování pracovní kázně. Zastupující osobou v případě nepřítomnosti pracovnice Back office je delegován ředitel dealingu.